残業を極限まで減らす時間管理術「朝夜メール」のススメ

2021年10月16日

時間管理術

リョーです。

子どもが生まれて間もない頃、忙しい職場でも早く仕事を切り上げて家に帰れるようになりたい、と考えていました。

当時、株式会社ワーク・ライフバランス代表取締役社長の、小室淑恵さんによる講演を聞く機会がありました。

講演で紹介された「朝夜メール」をはじめとした仕事術が気になり、著書を参考に職場で取り入れました。

そこから10年近くの間、定時後に設定された会議やイベントがある日以外の多くは、残業をすることなく、定時で退社しています。

その仕事術の肝となる「朝夜メール」について、ご紹介します。

始業時に自分の一日の行動を決める「朝メール」

朝夕メール写真

僕は毎朝、その日の定時内の予定を15分刻みで書き出しています。

たとえば、こんな感じです。

10/15 主なタスク
・面談記録(XXさん)
・決算資料作成(〇〇事業分)
・△△社、◇◇社打合せ

■ 10/15 予定
8:30-9:00 決裁、メール処理、行動整理(朝メール)、回覧
9:00-9:45 面談記録(XXさん)
9:45-10:15 △△社、◇◇社打合せ準備
10:15-11:00 決算資料作成(〇〇事業分)
11:00-11:45 PRイベント打合せ
11:45-12:00 予備時間
12:00-13:00 昼休み
13:00-13:30 決裁、メール処理、回覧
13:30-14:30 移動(電車内で〇〇読込み)
14:30-15:30 △△社打合せ
15:30-16:00 移動
16:00-17:00 ◇◇社打合せ
17:00-17:15 行動振返り(夜メール)、直帰

朝メールを作ることで、以下のメリットがあります。

まず、自分が作業にかけている時間の目安が分かるようになります。

朝メールを始めた頃は、大体30分くらいで出来るだろうと見積もった作業に、2時間くらいかかるということも、よくありました。

毎日朝メールを作り、終業時に振り返りをすることで、自分の作業時間がどれくらいか分かるようになります。

朝メールの時間割を作成する場合には「〇〇企画書作成」のように大きく書くよりも、「○○企画書(スケジュール設定)」「〇〇企画書(課題設定)」のように細かく刻んで設定すると、より正しく作業時間が把握できると感じています。

そして、定時に帰ることに決めて時間割を考えることで、先回りして準備をしたり、ペースが遅くならないように集中力を保てるようになりしました。

また、漫然と気が付いた仕事から行うのではなく、今日やらなければいけない仕事は何で、今週中に終わらせる仕事は何かを考えて、仕事を設計するようになりました。

朝メールと夜メールをチーム内で共有

仕事効率アップ

自分の設定した仕事のスケジュールを、係内の人に朝メールとして共有しています。

そして終業時には、当日の仕事を振り返り、何が出来て何が未完了なのか、結果として共有すべきことがある場合にはコメントも添えて、「夜メール」としてメールで共有します。

共有することにより、動きが「見える化」されます。
他の人が着手している仕事や、参考になる情報の提供もあり、お互いの二度手間になる作業などが減りました。

チーム内での仕事の分担や、進捗確認がスムーズになったと感じています。

まとめ

小室淑恵さんの講演を聞き、著書を読んだことをきっかけに始めた「朝夜メール」で、働き方が変わました。

また、チームの貢献度を上げつつ、家族と過ごす時間やプライベートで使う時間を確保できるようになりました。

本当に良いタイミングで、良い方法に出会えたと、めぐり逢いに感謝しています。

「朝夜メール」だけでも一定の効果がありましたが、その他に紹介されている方法を組み合わせることで、チームとしての力をアップし、より高い効果が得られます。

皆様も、小室淑恵さんの本を手に取って、人生をより良いものにしていただければと思います。